Le syndic est la personne (personne physique ou société) en charge de la gestion quotidienne de votre copropriété. Il est le bras armé de l’ensemble des copropriétaires et a pour fonction principale d’exécuter les décisions prises par l’Assemblée générale.

Il lui revient ainsi :

1. d’appeler les charges,
2. de payer les fournisseurs,
3. de veiller à la conservation de l’immeuble,
4. et de proposer des devis à l’Assemblée générale.

Sauf en cas d’urgence, il ne peut rien décider qui n’ait été expressément et préalablement autorisé par l’Assemblée générale. Il agit sous le contrôle du Conseil syndical dont les membres sont élus pour un mandat d’une durée maximale de 3 ans par l’Assemblée générale.

Au regard de l’importance des fonctions exercées par le syndic, il est nécessaire d’en contrôler l’action. Ce contrôle commence dès le choix du syndic. Il se prolonge grâce au Conseil syndical et à l’Assemblée générale.

Le choix du syndic

En tant que copropriétaire, vous serez appelé à choisir un syndic à termes réguliers, en confirmant le syndic en place ou en choisissant son successeur. Dès lors est-il important de ne procéder à la nomination d’un syndic que pour une durée courte : un an paraît une durée raisonnable.

Lors de l’Assemblée générale, vous devrez approuver son contrat de mandat. Lisez-le avec attention. Ne vous arrêtez pas au prix forfaitaire annoncé. Etudiez ce qu’il comprend réellement :

1. les frais de tenue d’un compte bancaire séparé sont-ils compris ?
2. les photocopies, timbres et autres fournitures de papeterie sont-ils facturés en plus ?
3. l’organisation de l’Assemblée générale est-elle incluse ?
4. quels sont les frais facturés pour le suivi des travaux votés en Assemblée générale ?

Demandez au Conseil syndical que le syndic lui fournisse la copie de sa carte professionnelle (renouvelée annuellement par la préfecture) et qu’il vérifie sa garantie financière.

Le contrôle du syndic par le Conseil syndical

Le Conseil syndical, composé de copropriétaires élus par l’Assemblée générale, a pour mission d’assister, de conseiller et de contrôler le syndic.

Il lui appartient de demander de manière régulière des comptes au syndic. L’important est de veiller à rencontrer ponctuellement le syndic pour connaître avec exactitude ce qui a déjà été fait, ce qui est en cours de réalisation et ce qui est planifié.

De surcroît, le Conseil syndical doit être consulté par écrit par le syndic pour chaque décision impliquant une dépense d’argent supérieure à une somme déterminée par l’Assemblée générale. Sans avis écrit, le syndic ne peut engager la dépense.

Enfin, il revient au Conseil syndical :

1. de vérifier les comptes avant l’Assemblée générale et d’exiger, le cas échéant, certaines précisions ou certaines modifications,
2. de préparer le budget prévisionnel de l’année à venir,
3. et de déterminer l’ordre du jour de l’Assemblée générale.

Si le syndic ne respecte pas les décisions de l’Assemblée générale, est soupçonné d’avoir commis des fautes dans sa gestion ou a perdu sa carte professionnelle ou sa garantie financière, le Conseil syndical doit alors le mettre en demeure de convoquer une Assemblée générale extraordinaire sur un ordre du jour précis. Si cette mise en demeure n’est pas suivie d’effet au bout de 8 jours, le Président du Conseil syndical peut alors convoquer l’Assemblée générale sous sa propre responsabilité (art. 8 du décret du 17 mars 1967).

Le contrôle du syndic lors de l’Assemblée générale

Chaque copropriétaire, en plus des documents qu’il doit recevoir obligatoirement avant toute Assemblée générale, a un droit :

1. à la consultation des comptes,
2. à l’inscription de ses questions à l’ordre du jour de l’Assemblée générale à condition qu’elles aient été reçues par le syndic, par lettre recommandée avec accusé de réception, au moins 3 semaines avant la date de l’Assemblée générale,
3. à poser des questions au syndic durant l’Assemblée générale. A cette occasion, n’hésitez pas à exiger de lui qu’il fasse la preuve que telle dépense correspond à une décision de l’Assemblée générale ou a été engagée après avis conforme du Conseil syndical. Ne vous contentez pas d’une réponse évasive. Demandez que la réponse soit inscrite au procès-verbal.

Si des doutes subsistent, ne votez ni l’approbation des comptes, ni le quitus. L’approbation des comptes revient pour l’Assemblée générale à se prononcer sur la gestion financière et comptable et sur l’exactitude de toutes les écritures concernant les dépenses engagées. Cette approbation est de nature comptable. Elle tend à valider les recettes et les dépenses présentées par le syndic pour l’année écoulée. Le quitus, au contraire, est  de nature juridique. Il vise à valider la totalité des actions du syndic tant pour le recouvrement des charges que pour le suivi des affaires en cours, le traitement des impayés ou la gestion du personnel. Il décharge le syndic de toute responsabilité pour l’année écoulée, interdisant alors toute action civile à son encontre.

Rappelez-vous que vous ne disposez que de deux mois pour contester le procès-verbal de l’Assemblée générale. N’attendez pas et consultez un avocat qui saura vous indiquer si le syndic a respecté les règles en vigueur et, le cas échéant, les démarches à entreprendre.